Учет по партиям 1с 8.2. Бухучет инфо. Ведение справочника партий

Подготовка к 1С:Профессионал и Специалист по УПП для чайников.

Урок 16. Партионный учет.

На мы начали изучение регистров УПП. Изучили регистр "НДС предъявленный" и для чего он нужен. Теперь перейдем к другим, продолжая исследовать приходную накладную. Изучим "Партии товаров на складах (бухгалтерский учет)" и "Партии товаров на складах (управленческий учет)":

Эти регистры влияют на отчет "Ведомость по партиям товаров на складах":

Он показывает результаты партионного учета ТМЦ в количественном и суммовом выражении:

Соответственно, для регистра "Партии товаров на складах (бухгалтерский учет)"мы выбираем опцию в "Бухгалтерском учете" а для "Партии товаров на складах (управленческий учет)" опцию "В управленческом".

Что такое партинный учет? Это учет остатков ТМЦ в разрезе документов поступления (приходных накладных). Таким образом, когда товар приходуется, в качестве аналитики по партиям ставиться тот документ, по которому он приходит. Этот документ называется партиеобразующий документ . А как определяется партия, когда мы списываем? Пришел материал по нескольким накладным и он общей кучей лежит на складе. Откуда кладовщик знает, по какой накладной пришла отпущенная им в производство деталь? А ему и не требуется этого знать! Партия определяется автоматический по методу FIFO или LIFO. В первом случае сначала берутся наиболее ранние накладные, если на них остатка не хватает - то он берется со следующего. Такой метод и получил название First input, first output (Первый пришел, первый ушел), сокращенно FIFO. В методе Last input, first output (Последний пришел, первый ушел) все с точностью до наоборот: сначала ТМЦ списываются с более поздних партий.

Какой метод применяется зависит от настроек учетной политики, при для бухгалтерского и управленческого учета метод списания по партиям можно выбрать разный (независимо друг от друга):

Есть еще метод "по средней". Если мы его включим, документ все равно будет проводиться в партионном учете, но без аналитик по партиеобразующим документам. В этом случае при списании себестоимость будет считаться как средняя.

Для того, что бы убедиться, что у нас в УПП действительно работает партионный учет, давайте заведем две накладные (естественно, у нас должен быть включен метод FIFO или LIFO), спишем часть товара отпустим в производство а затем в ведомости по партиям товаров на складах посмотрим, что у нас получиться. Для этого в настройках отчета установим группировку по номенклатуре, документу поступления и документу движения:

Нередко предприятия, выпускающие и реализующие продукцию, нуждаются в предоставлении возможности ее учета по партиям, что реализовано в специализированной типовой программе 1С: УПП 8 (1С: Управление производственным предприятием). Рассмотрим партионный учет в ней подробнее…А начнем с двух регистров: «Партии товаров на складах (бухгалтерский учет)» и «Партии товаров на складах (управленческий учет)».

Информация, содержащаяся в них влияет на данные в отчете «Ведомость по партиям товаров на складах», который, собственно говоря, отражает результаты партионного учета ТМЦ в суммовом и количественном выражении.

Для использования регистра «Партии товаров на складах (бухгалтерский учет)» при формировании отчетов и документов, мы выбираем опцию «В Бухгалтерском учете», а для использования регистра «Партии товаров на складах (управленческий учет)» - «В управленческом учете».

Что же такое партионный учет? Это учет остатков ТМЦ, который осуществляется в разрезе документов, регистрирующих их поступление (приходных накладных). Итак, при оприходовании товара в качестве партионной аналитики указывается приходная накладная, которая называется партеобразующим документом. А как же определить партию при списывании товара? Предположим поступила на склад партия материала, которая лежит там среди других материалов. Кладовщик ведь может не знает, по какой именно приходной накладной поступила та или иная деталь, которую он пустил в производство продукции. А суть заключается в том, что ему и не нужно этого знать. Партия детали определяется автоматически по реализованному в программе методу FIFO или LIFO.

В случае использования метода FIFO сначала обрабатываются более ранее накладные, если в них не хватает остатка, то он добавляется из последующих. Метод LIFO работает с точностью наоборот: обрабатываются последние накладные, если в них не хватает остатка, то он добавляется из более ранних.

Какой из методов используется в программе? Это зависит от настроек учетной политики, а также выбора метода списания по партиям для бухгалтерского и управленческого учета. Причем для каждого из них можно выбрать разный метод списания.

Есть теще один способ партионного учета, который называется «по средней». Например, если его активировать, то приходные накладные все равно будут проводиться в партионном учете, однако тогда не будут использоваться аналитики по партиеобразующим документам. В данной ситуации при списании товара себестоимость будет рассчитываться, как среднее.

Чтобы убедиться, что у нас в программе работает партионный учет, давайте заведем в нее две фиктивные накладные, а потом спишем некоторые товары из них в производство. Затем включаем ведомость по партиям товаров на складах, в настройках отчета устанавливаем группировку по номенклатуре, документу движения и документу поступления.

Если в программе партионный учет ведется по методу FIFO, то товары, отпущенные в производство, спишутся с первой накладной, а если LIFO – с последней. А если выставим «по средней», то партии в ведомости исчезнут, а цены на товары усреднятся.

Использование партионного учета в программе 1С: Управление производственным предприятием 8 дает возможность эффективно вести управление складскими запасами, что немало важно для крупных производственных и торговых предприятий с интенсивным движением товаров.

Введение

Простейший пример - поступление товара.
Каждая партия одного и того же товара может отличаться поставщиком, сроками годности, закупочной ценой, расходами по доставке и т.п.

При расходовании партионного ресурса возможны следующие модели указания партий:

Непосредственное указание партий не всегда подходит, т.к. часто по товару нельзя определить, из какой он партии. Иногда применяют пометку партии товара штрихкодом, но не всегда предприятие готово пойти на такие расходы времени и средств.

Партионный учет может быть реализован несколькими спосабами
для примера
1. создается регистр остатков по партиям и отдельно по складам
2. создается регистр в котором есть разрезы и по партиям и по складам

Оптимизация партионного учета

Примеры партионного учета

Пиво Пнк-01 10 100
Пиво Пнк-02 50 600
Пиво Пнк-03 20 260
Водка Пнк-04 30 600
Водка Пнк-05 20 500

Списание по FIFO

Пиво Пнк-01 10 100 (вся партия уходит)
Пиво Пнк-02 30 600/50*30=360
Водка Пнк-04 30 600 (вся партия уходит)

Списание по LIFO

Пиво Пнк-02 20 600/50*20=240
Пиво Пнк-03 20 260 (вся партия уходит)
Водка Пнк-04 10 600/30*10=200
Водка Пнк-05 20 500 (вся партия уходит)

Списание по среднему

Пиво 80 960
Водка 50 1100

Пиво 40 40*960/80=480
Водка 30 30*1100/50=660

Хитрости партионного учета

Ведение справочника партий

Для любой компании очень важным показателем является прибыльность. При ведении учета в программе «1С:Управление торговлей, ред. 10.3» вы можете отслеживать валовую прибыль от продажи товаров. Но в некоторых ситуациях, информация о валовой прибыли может быть неверной из-за неправильного расчета себестоимости товаров.

Наиболее частая ситуация, которая влечет неправильный расчет себестоимости – это списание товаров в минус. Т.е. по программе товар у вас на складе отсутствует, но вы его все равно продаете.

Если пользователи вводят документы в базу оперативно (т.е. сегодняшней датой и текущим временем), то продать товар в «минус» не получится – программа сообщит об ошибке. Но если пользователи вводят документы в базу неоперативно (т.е. задним числом), то программа позволяет списать товары в минус. При этом выдаются сообщения об ошибках, но документ все равно проводится и товар списывается.

Примечание: списание в минус и соответствующие ошибки могут возникнуть и при проведении документа текущим временем, если у пользователя есть права на превышение остатков по складу и по организации. Данные права даются в настройке дополнительных прав пользователей. Пример документа «Реализация товаров и услуг».

С помощью данных ошибок программа информирует нас о том, что товар списывался со склада в минус, и программа не смогла провести расчет себестоимости. В отчете по валовой прибыли мы увидим по данной продаже нулевую себестоимость и, соответственно, 100% валовую прибыль.

Меню: Отчеты – Продажи – Анализ продаж – Валовая прибыль

Причины возникновения отрицательных остатков могут быть разными, но в основном встречаются следующие:

1. Документ поступления товаров еще не введен в базу.
2. Документ поступления товаров введен в базу, но более поздним временем, чем продажа товаров.
3. На складе возникли излишки товаров или пересортица.

В случае возникновения излишков товаров или пересортицы нужно произвести инвентаризацию товаров на складе и оприходовать излишки. Оприходование излишков должно быть проведено до того, как товар будет продан.

Если же ошибка возникла из-за неправильных дат документов, то достаточно поправить даты и перепровести документ реализации товаров.
Оценить остатки товара и разобраться с причиной возникновения ошибки можно в отчете «Ведомость по товарам на складах».

Меню: Отчеты – запасы (склад) – Ведомость по товарам на складах

В настройке отчета сделаем группировки по складу, номенклатуре и документу движения. Также установим флаг «Отрицательное красным» (чтобы видеть отрицательные остатки) и поставим отбор по нужному товару:

Пример сформированного отчета:

В данном случае мы видим, что реализация товаров была оформлена на 3 часа раньше, чем поступление товаров на склад. Для правильного списания достаточно поменять время реализации на более позднее и провести документ.

Как быть уверенными, что все документы провелись верно и себестоимость в них посчитана правильно?

Если даты документов находятся в разных днях (например, поступление 1 апреля, а продажа сделана еще 31 марта), то нужно более подробно разобраться в данной ситуации. Возможно, один из документов введен в программу неправильной датой (например, поступление товаров и документы по нему были от 30 марта, а в программе поставили неправильную дату). Или поставщик прислал первичные документы, оформленные неправильной датой (например, товар поступил 30 марта, а поставщик прислал документы, датированные 1 апреля) – в таком случае понадобятся новые документы от поставщика.

В любом случае, в конечном итоге никаких отрицательных остатков в отчете быть не должно, а поступления товара должно быть оформлено раньше по времени, чем его продажа.

Пример отчета после исправления:

Исправление ошибок в партионном учете. Проведение по партиям

После этого менеджер по закупкам оформил в программе еще одно поступление холодильников – 15 числа по 10500 руб.

В итоге, если бы менеджер по закупкам ввел всю информацию в программу вовремя, то при продаже холодильников была бы другая себестоимость (10500*3=31500 руб.) и другая валовая прибыль (10500 руб.).

Но документ реализации уже проведен, никто его перепроводить скорее всего не будет. Значит, себестоимость может так и остаться неверной.

21 числа поступили холодильники – 10 шт. по 11000 рублей.

25 числа менеджер продал 3 холодильника по цене 14000 руб. При этом списалась себестоимость – 33000 руб., и рассчиталась валовая прибыль – 9000 руб.

После этого менеджер по закупкам зашел в документ поступления и изменил в нем цены холодильников на 12000 руб. (изначально цена была введена неверно).

В итоге, если бы менеджер по закупкам ввел всю информацию в программу вовремя, то при продаже холодильников была бы другая себестоимость (12000*3=36000 руб.) и другая валовая прибыль (6000 руб.).

Таких ситуаций может возникать очень много. По сути, каждое создание, изменение, удаление документа задним числом может сделать себестоимость в оформленных позднее документах продажи ошибочной.

Чтобы быть уверенными, что все документы провелись верно и себестоимость в них посчитана правильно, нужно запустить последовательное перепроведение всех документов. Для этого можно воспользоваться двумя механизмами:

Общий механизм перепроведения документов платформы

Этот механизм позволит вам перепровести все документы нужного вида за месяц, но он имеет небольшой недостаток – документы будут проводиться независимо от того, нужно это или нет. Ведь вполне возможно, никаких операций неоперативно сотрудники не делали. А проведение всех документов может занять длительное время.

Механизм проведения по партиям программы «1С:Управление торговлей, ред. 10.3»

Смысл механизма состоит в том, что программа запоминает так называемую «границу актуальности» – дату, до которой все документы были проведены оперативно и никаких ошибок нет. Если какой-то документ проводится задним числом, то программа сдвигает эту дату на дату этого документа. Таким образом, программа всегда знает, начиная с какой даты в документах могут быть ошибки. В конце месяца запускается специальная обработка «Проведение по партиям», которая последовательно проводит все документы реализации, сделанные позднее «даты актуальности», и рассчитывает в них себестоимость заново.

Рассмотрим работу второго механизма на первом примере.

Второй документ поступления, оформленный задним числом:

После создания второго документа поступления, отчет по валовой прибыли остался неизменным:

Откроем обработку «Проведение по партиям». Меню: Документы – Дополнительно – Проведение по партиям В обработке мы видим, что последовательность документов актуальна на 22 марта – дату второго поступления, введенного неоперативно.

Нажмем кнопку «Выполнить» и программа перепроведет все реализации товаров, сделанные после 15 числа. Отчет по валовой прибыли после выполнения обработки:

Примечание: в момент выполнения обработки вы можете увидеть сообщения об отсутствии товаров на складе, т.к. задним числом могут не только создать поступление, но и удалить его или перенести на более позднюю дату. Каждую такую ситуации надо рассматривать отдельно (как было описано выше).

Оперативное отражение данных в базе

Чтобы в программе все было верно в расчете себестоимости и прибыли, желательно вводить все документы в базу оперативно (т.е. сегодняшним днем и текущим временем). Но часто бывают ситуации, когда необходимо ввести документ задним числом, или поправить уже созданный документ. Такие ситуации могут привести к неправильно посчитанной себестоимости и прибыли в базе.

Если периодически выполнять проведение по партиям, а также реагировать на все сообщения об отсутствии товаров, себестоимость в вашей базе всегда будет рассчитана правильно. А значит, вы всегда будете видеть правильную информацию о валовой прибыли от продаж.

Основные принципы партионного учета в 1С

Партионный учет предполагает то, что некоторый резерв поступает в виде отдельных партий.
То есть этот резерв является неоднородным, а состоит из разных партий, с разными свойствами.
Следовательно, при использовании ресурса недостаточно указания ресурса, нужно еще указания партии этого ресурса.
Самый простой пример — поступление товара.
Каждая партия одного и того же товара может различаться поставщиком, сроками хранения, ценой закупки, расходами по доставке и т.п.
При расходовании партионного ресурса возможны следующие модели указания партий:

• Указание партии — непосредственно указывается используемая партия.
• LIFO — определяются все оставшиеся партии, разделяется по дате прихода и используются в этом порядке.
• FIFO — определяются все оставшиеся партии, разделяется по дате прихода и используются в этом порядке.
• По среднему — партионный ресурс превращается в единый путем получение среднего некоторого свойства партии, например закупочной цены. Берется среднее значение этого свойства и при обороте ресурса указывается это свойство.

Примеры партионного учета
Основные нюансы партионного учета.
Пусть регистр партий у нас ведутся в разрезе: Товар, Партия = Количество Сумма
Пусть на остатках этого регистра имеются такие партии:

Коньяк Пнк-01 10шт 100р
Коньяк Пнк-02 50шт 600р
Коньяк Пнк-03 20шт 260р
Минералка Пнк-04 30шт 600р
Минералка Пнк-05 20шт 500р

Чем больше номер документа, тем позже он введен, тем больше его дата.
Рассмотрим списание 40 позиций коньяка и 30 позиций минералки для разных алгоритмов (FIFO, LIFO и по-среднему).

Списание по FIFO

Коньяк Пнк-01 10шт 100 (вся партия уходит)
Коньяк Пнк-02 30шт 600/50*30=360
Минералка Пнк-04 30шт 600 (вся партия уходит)

Списание по LIFO

Коньяк Пнк-02 20шт 600/50*20=240
Коньяк Пнк-03 20шт 260 (вся партия уходит)
Минералка Пнк-04 10шт 600/30*10=200
Минералка Пнк-05 20шт 500 (вся партия уходит)

Списание по среднему
При списании по-среднему может быть взят регистр такой же структуры, только поле Партия не заполняется, поэтому остатки по товарам будут свернуты:

Коньяк 80шт, (10*100)+(50*600)+(20*260)\80=452.5р
Минералка 50шт, (30*600)+(20*500)\50=440р

Соответственно при списании будет взята цена, равная сумме товара, деленного на его количество

Секрет партионного учета

На самом деле регистр партий может иметь примерно такую структуру:
Измерения(Слад, Партия)=>Ресурсы(Количество).
В действительности, если вести справочник партий, то не нужно хранить в регистре партий сумму, т.к. стоимость партии и цена партии будет храниться в справочнике партий. Алгоритмы упрощаются, так как все движения ведутся только в количественном выражении, стоимость добавляется только на этапе формирования отчетов (она берется из справочника партий).