Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы). Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы) Учет электронных билетов в 1с 8.3

В программе 1С Бухгалтерия 8 редакция 2.0 разработаны специализированные документы: Поступление денежных документов и Выдача денежных документов. Для аналитического учета по счету 50.03 "Денежные документы" используется одноименный справочник. Поступление и выбытие денежных документов отражаются в специализированном отчете – Отчет о движении денежных документов. Все перечисленные объекты программы находятся в колонке главного меню, а так же на закладке панели функций с названием "Касса".

В этой статье мы рассмотрим пример одного из возможных вариантов учета талонов на горюче-смазочные материалы (ГСМ).

Например.
Организация "Рассвет" заключила договор купли-продажи ГСМ с автозаправочной станцией (АЗС). Условиями договора предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки автотранспортных средств топливом.

В декабре 2010 года организация перечисляет АЗС предварительную оплату в счет предстоящей поставки ГСМ в сумме 23,600 рублей (в том числе НДС 3,600 рублей) и получает 100 талонов номинальной стоимостью 236 рублей. Водителям было выдано 30 талонов, все талоны были израсходованы. АЗС было отпущено 300 литров бензина на сумму 7,080 рублей (в том числе НДС 1,080 рублей), счет-фактура от АЗС поступил 31.12.2010 года. Согласно путевым листам, количество фактически израсходованного топлива составляет 250 литров.

Бухгалтерский учет талонов на ГСМ зависит от вида талона и момента перехода права собственности на топливо. Считается, что оплаченные талоны на ГСМ, содержащие стоимостную оценку, должны учитываться на счете 50.03 "Денежные документы".

Как мы уже говорили, для аналитического учета денежных документов используется специальный справочник, в котором заполняется наименование денежного документа, его вид, и может указываться номинальная стоимость.

Пример заполнения справочника Денежные документы приведен на рис. 1.

Рисунок 1.

Перечислим суммы предварительной оплаты АЗС.
Перечисление безналичных денежных средств отражается в программе с помощью документа Списание с расчетного счета. Создается документ в журнале Банковские выписки при получения выписки с расчетного счета, отражающей перечисление денежных средств АЗС. Так как в документе конфигурации предусмотрено использование договора только с видом Прочее , нам придется в документе Списание с расчетного счета использовать операцию Прочие расчеты с контрагентами . Укажем получателя – АЗС и перечисленную сумму – 23,600 рублей. Создадим договор с контрагентом с видом Прочее . Так как мы отражаем предоплату в счет будущих поставок ГСМ, то счет расчетов укажем 60.02 "Расчеты по авансам выданным" и статью движения денежных средств выберем Оплата товаров, работ, услуг и иных оборотных активов .

Пример заполнения документа Списание с расчетного счета и его проводка представлены на рис. 2.

Рисунок 2.

Если организация получила счет-фактуру на аванс от АЗС (в соответствии с п. 12 ст. 171 НК РФ , налогоплательщик имеет право принимать к вычету НДС по выплаченному авансу, но для этого он должен получить от поставщика счет-фактуру на аванс), его надо зарегистрировать в программе. Документ Счет-фактура полученный на выданный аванс удобно сформировать на основании документа Списание с расчетного счета .

Отразим поступление талонов на ГСМ по их стоимостному выражению. Для этого воспользуемся документом Поступление денежных документов с операцией Поступление от поставщика .

Принятие к учету талонов на ГСМ производится по стоимости с НДС, так как в данный момент отсутствуют расчетные первичные документы, в которых была бы указана сумма НДС. На этом этапе есть только акт приема-передачи талонов.

На закладке От кого укажем контрагента – АЗС , договор – Договор на талоны , счет расчетов выберем 60.01 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

На закладке Денежные документы укажем денежный документ Талон АИ-95 , количество и сумму.
При проведении документ сформирует проводку и оприходует на счет 50.03 "Денежные документы" 100 талонов на ГСМ на сумму 23 600 рублей.
У документа есть печатная форма – Приходный ордер.
Пример заполнения документа Поступление денежных документов и его проводки представлены на рис. 3.

Рисунок 3.

Документ не производит зачет аванса (нет такой функции). Совершенно справедливо, так как мы произвели предоплату за ГСМ, а получили пока только талоны – право на получение ГСМ от поставщика.
Выдадим талоны на ГСМ нашим водителям: Иванову и Петровой. Для этой цели воспользуемся документом Выдача денежных документов с операцией Выдача подотчетному лицу .

На закладке документа Кому укажем подотчетное лицо, а на закладке Денежные документы талон на ГСМ и его количество (Иванову выдали 20 талонов, а Петровой выдали 10 талонов). У документа есть печатная форма – Расходный ордер.
При проведении документ спишет выданные талоны с кредита счета 50.03 "Денежные документы" в дебет счета 71.01 "Расчеты с подотчетными лицами".
Пример заполнения документа Выдача денежных документов и его проводки (для водителя Иванова) показаны на рис.4. Аналогично оформим выдачу талонов на ГСМ водителю Петровой.

Рисунок 4.

В программе разработан Отчет по движению денежных документов . Сформировать отчет можно из меню и на закладке Касса . Сформированный отчет за 9 декабря 2010 года показан на рис. 5.

Рисунок 5.

Водители израсходовали талоны на ГСМ – залили бензин в баки автомобилей. Отразим стоимость ГСМ, залитых в баки автомобилей, и сумму НДС со стоимости ГСМ, согласно авансовым отчетам водителей. Для этого воспользуемся документом Авансовый отчет .

В "шапке" документа укажем отчитывающееся подотчетное лицо. На закладке документа Авансы выберем соответствующий документ Выдача денежных документов , которым бала оформлена выдача талонов на ГСМ подотчетному лицу. На закладке Товары укажем полученный подотчетным лицом бензин, его количество, сумму, ставку НДС, счет учета ГСМ и счет учета предъявленного поставщиком НДС.

При проведении документа сформируются бухгалтерские проводки: с кредита счета 71.01 на счет 10.03 "Топливо" оприходуется бензин, а на счет 19.03 "НДС по приобретенным МПЗ" выделится сумма НДС, предъявленного поставщиком.

Пример заполнения документа Авансовый отчет и его проводки (для Иванова) показаны на рис.6. Аналогично оформим Авансовый отчет водителя Петровой. Обратите внимание, так как мы не указали на закладке Товары счет-фактуру полученный от поставщика (его еще нет), в проводке по счету 19.03 отсутствует второе субконто.

Рисунок 6.

31.12.10 поставщик АЗС предъявил счет-фактуру на отгруженное топливо.
Для принятия к вычету НДС (на основании счета-фактуры, полученного от АЗС) и формирования записи в книгу покупок воспользуемся документом Отражение НДС к вычету .

Для того, чтобы документ сформировал запись непосредственно в книгу покупок, установим флажок Использовать как запись книги покупок . Для формирования проводки по принятию НДС к вычету в бухгалтерском учете установим флажок Формировать проводки . В "шапке" документа выберем контрагента и договор, а в табличной части на закладке Товары и услуги укажем НДС, который хотим принять к зачету.

При проведении документа сформируется проводка по принятию НДС к вычету и запись в регистр накопления НДС Покупки (книга покупок).
Нам придется корректировать операцию документа. Поэтому откроем результат проведения документа (пиктограмма Дт/Кт) и установим флажок Ручная корректировка . На закладке Бухгалтерский и налоговый учет по кредиту счета 19.03 удалим второе субконто (вспомните документ Авансовый отчет ) и кнопкой "ОК" подтвердим свою корректировку.

В "подвале" документа необходимо зарегистрировать полученный от поставщика счет-фактуру: указать входящий номер, входящую дату и провести.
Пример заполнения документа Отражение НДС к вычету и его проводки после корректировки показаны на рис.7.

Рисунок 7.

Для зачета аванса поставщику в части поступившего топлива воспользуемся документом Корректировка долга с операцией Проведение взаимозачета .
Выберем контрагента и с помощью кнопки Заполнить заполним табличную часть документа. В графе Сумма укажем сумму зачета аванса (в нашем примере 7 080 руб. – стоимость полученного топлива с НДС) и проведем документ.
Пример заполнения документа Корректировка долга и результат его проведения показаны на рис.8.

Рисунок 8.

В конце месяца документом Требование-накладная спишем стоимость фактически израсходованных ГСМ согласно данным путевых листов.
В нашем примере было израсходовано 250 литров бензина АИ-95. Например, ГСМ были израсходованы на общехозяйственные нужды.
На закладке документа Материалы укажем количество израсходованного топлива, а на закладке Счет затрат выберем счет 26 "Общехозяйственные расходы" и обязательно заполним аналитику счета: подразделение и статью затрат.
Пример заполнения документа Требование-накладная и его проводка в бухгалтерском учете показаны на рис.9.

Рисунок 9.

В хозяйственной практике бухгалтерам повсеместно приходится оформлять такие кассовые операции как получение и выдача денежных документов. Автоматизировать процесс учета данных активов помогает программа "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" (аналог программы "1С:Бухгалтерия 8", но с расширенными возможностями). Как применять заложенный в программе механизм, рассказывает М.А. Власова, преподаватель-консультант Центра сертифицированного обучения компании "1С:Автоматизация", одна из авторов книги "1С:Бухгалтерия 8 КОРП: учет в головной организации"*.

Примечание:

(меню Касса -> Поступление денежных документов

• поступление от поставщика;
• прочее поступление.

От кого и Денежные документы От кого выбирается:

• контрагент из справочника Контрагенты Прочее
• Физические лица ;
• Прочее поступление ).

На закладке Денежные документы Денежные документы .

Для документа Поступление денежных документов Приходный ордер .

Выдача денежных документов (меню Касса -> Выдача денежных документов

• Возврат поставщику;
• Выдача подотчетному лицу;
• Прочая выдача.

На закладке Кому могут выбираться:

• Контрагенты Счета доходов и расходов ;
• Физические лица ;
• корреспондирующий счет и субконто к нему (если вид операции - Прочая выдача ).

На закладке Денежные документы

Для документа Выдача денежных документов предусмотрена печатная форма Расходный ордер .

Какие документы считаются "Денежными"?

Примечание:
* Купить книгу можно у партнеров фирмы "1С". Свяжитесь с партнером, который обслуживает вашу организацию, и сделайте заказ, сообщив ему код книги - 4601546070173.

К денежным документам относятся оплаченные железнодорожные, авиа- и прочие перевозочные билеты, талоны на бензин, путевки на лечение и отдых, почтовые марки и иные аналогичные бумаги, имеющие денежную оценку.

Такие активы, находящиеся в кассе организации, в сумме фактических затрат на их приобретение учитываются на счете 50

"Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Следует отметить, что Инструкция по применению Плана счетов требует вести аналитический учет денежных документов по их видам. В программе "1С:Бухгалтерия 8 КОРП" для учета данных операций разработаны специальные документы, журналы и отчеты.

Принятие к учету денежных документов отражается документом Поступление денежных документов (меню Касса -> Поступление денежных документов ). В нем предусмотрены следующие виды операций:

• поступление от поставщика;
• поступление от подотчетного лица;
• прочее поступление.

Документ содержит две закладки - От кого и Денежные документы . В зависимости от вида операции на закладке От кого выбирается:

• контрагент из справочника Контрагенты , договор с ним (вид договора Прочее ), а также счет учета расчетов с контрагентом;
• подотчетное лицо из справочника Физические лица ;
• корреспондирующий счет и субконто к нему (если вид операции - Прочее поступление ).

На закладке Денежные документы выбираются один или несколько денежных документов из одноименного справочника и указывается их количество. Стоимость билетов, талонов и др. заполнится на основании данных справочника Денежные документы .

Для документа Поступление денежных документов предусмотрена печатная форма Приходный ордер .

Выбытие денежных документов отражается документом Выдача денежных документов (меню Касса -> Выдача денежных документов ). В документе предусмотрены следующие виды операций:

• Возврат поставщику;
• Выдача подотчетному лицу;
• Прочая выдача.

В зависимости от вида операции документ будет содержать две или три закладки.

На закладке Кому могут выбираться:

• контрагент, которому возвращаются денежные документы, из справочника Контрагенты , договор с ним, а также счет учета расчетов с контрагентом. Если между суммой возврата и стоимостью денежных документов возникает разница, то она относится на счет доходов или расходов, который указывается на закладке Счета доходов и расходов ;
• подотчетное лицо, которому выдаются документы, из справочника Физические лица ;
• корреспондирующий счет и субконто к нему (если вид операции - Прочая выдача ).

На закладке Денежные документы указываются передаваемые документы (путем выбора из одноименного справочника), их количество и сумма возврата.

Для документа Выдача денежных документов предусмотрена печатная форма Расходный ордер . В соответствии с действующими нормативными документами по учету кассовых операций в РФ в программе разработан Отчет по движению денежных документов .

Рассмотрим оформление операций с денежными документами на двух примерах, наиболее часто встречающихся в практике организаций: приобретение и выдача перевозочных билетов работникам, направляемым в командировку; приобретение горюче-смазочных материалов по талонам.

Учет перевозочных билетов, приобретенных для командированных сотрудников

В настоящее время повсеместно распространены случаи, когда билеты приобретает не работник, которому деньги выдаются на командировочные расходы в подотчет, а организация у перевозчика или у агентства, являющегося посредником по распространению билетов перевозчика.

Пример 1

Организация 11.01.2010 перечислила Агентству с расчетного счета предоплату 14 160 руб. (в т. ч. НДС 18 %) за билеты Авиакомпании на перевозку пассажира.
Билеты, приобретенные Агентством, накладную на их передачу и счет-фактуру на ту же сумму 15.01.2010 привез в организацию курьер Агентства. Авиабилеты (2 шт.), на бланке которых указана стоимость перевозки 5 900 руб., в тот же день поступили в кассу организации, а 18.01.2010 были выданы из кассы сотруднику, направленному в командировку. По окончании командировки 25.01.2010 работником был составлен авансовый отчет.

В программе перечисление безналичных денежных средств оформляется документом Платежное поручение . В сумме, перечисляемой Агентству, содержится как стоимость приобретаемых билетов, которые будут оприходованы документом Поступление денежных документов (а, следовательно, на эту сумму договор с агентством должен быть вида Прочее ), так и плата за услуги Агентства, приобретение которой будет отражаться документом Поступление товаров и услуг (а значит, с контрагентом должен быть оформлен договор вида С поставщиком ). Это нужно учитывать, когда на основании платежного поручения будут создаваться документы Списание с расчетного счета . Если из договора с Агентством ясно, какая часть относится к стоимости услуги, а какая - к стоимости билета, то по операции перечисления денег должно быть создано два документа Списание с расчетного счета : один с видом операции Оплата поставщику , другой с видом Прочие расчеты с контрагентами .

Предположим, что из договора нельзя определить указанные доли (именно такой вариант будет рассмотрен в данной статье). Тогда относим всю сумму предоплаты на договор вида С поставщиком (рис. 1).

Рис. 1. Списание денег с расчетного счета

В бухгалтерском учете документ сделает проводку:

Дебет 60.02 Кредит 51 - 14 160 руб. - на сумму предоплаты Агентству.

Принятие перевозочных документов к учету отражается записью по дебету субсчета 50.03 в корреспонденции с кредитом счета 76.09. Оформит операцию документ Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика (при этом создается и выбирается договор вида Прочее ). Оценка билетов, находящихся в кассе, должна соответствовать стоимости перевозки, так как именно эту сумму можно будет получить от перевозчика в случае расторжения договора, оформленного билетом.

Организация оплатила не только стоимость перевозки, но и стоимость услуг по приобретению билетов. Агентство завершило оказание своей услуги, доставив билеты, обладающие требуемыми характеристиками, заказчику, и именно в этот момент в конфигурации оформляется документ Приобретение товаров и услуг на стоимость услуги. Так как услуга получена, НДС, входящий в ее стоимость, можно принять к вычету. Для этого нужно ввести сведения о счете-фактуре Агентства (на закладке либо по гиперссылке Счет-фактура ).

Проводки, которые сделает документ в бухгалтерском учете, представлены на рис. 2.

Рис. 2. Бухгалтерские проводки по документу приобретения услуг

После проведенных операций, в учете остаются две задолженности - дебиторская по счету 60.02 (предоплата) и кредиторская по счету 76.09 на сумму полученных авиабилетов.

Эти задолженности относятся к договорам разных видов. Произвести зачет данных задолженностей нужно с помощью документа Корректировка долга .

Перед направлением работника в командировку ему из кассы организации выдается аванс - в данном случае в виде перевозочного билета. Данная операция регистрируется документом Выдача денежных документов (рис. 3).

Рис. 3. Выдача денежных документов в подотчет

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета Директоров ЦБ России 22.09.1993 № 40).

Бухгалтер на основе представленных работником документов составляет авансовый отчет, на закладке Авансы которого указываются подотчетные суммы, а на закладке Прочее - оплата приобретенных работником услуг, к которым относятся и расходы по проезду к месту назначения и обратно.

Указывая суммы, за которые отчитывается работник, на закладке Авансы документа Авансовый отчет нужно выбрать регистратор, которым производилась выдача подотчетных сумм. Среди прочих им может быть документ Выдача денежных документов . Данные об авиабилетах вносятся на закладку Прочее .

Компания, выполнявшая перевозку, может предъявить покупателю НДС, входящий в цену услуги. Сумма НДС, уплаченная налогоплательщиком по расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, принимаемым при исчислении налога на прибыль организаций, подлежит вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ). Право на вычет возникает после утверждения руководителем организации авансового отчета работника.

Если при этом перевозчик предъявил счет-фактуру, то организация может принять НДС к вычету на основе предъявленного счета-фактуры. Для этого нужно поставить флажок (галку) в графе СФ предъявлен авансового отчета, указать дату и номер счета-фактуры, а затем "провести" или "записать" авансовый отчет. Счет-фактура при этом будет создан автоматически. В дальнейшем сведения о предъявленной сумме НДС попадут в документ Формирование записей книги покупок .

Если счета-фактуры нет, то НДС, выделенный отдельной суммой в бланке билета, также можно принять к вычету, так как согласно пункту 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

Так как в общем случае наличие счета-фактуры - это одно из обязательных условий, которые должны соблюдаться при принятии НДС к вычету, то программа не позволит осуществить вычет, если сведения о счете-фактуре не будут в нее внесены. Однако такого специального документа, как бланк строгой отчетности (БСО) для целей НДС в конфигурации не предусмотрено, поэтому под документом Счет-фактура полученный следует понимать и непосредственно счет-фактуру, и БСО.

Таким образом, если НДС принимается к вычету на основании перевозочного билета (при отсутствии счета-фактуры), нужно поставить в графе СФ предъявлен флажок, свидетельствующий о том, что предъявлен бланк строгой отчетности, указать дату БСО, а в графе Номер СФ можно указать не только номер бланка, но и его наименование (рис. 4).

Рис. 4. Отчет о расходах на проезд. НДС по билетам принимается к вычету

После выполнения этих операций программа в печатной форме книги покупок указывает бланк строгой отчетности, и требование Постановления № 914 будет выполнено.

Учет талонов на бензин

Возможны различные варианты заправки автомобиля ГСМ. На некоторых фирмах топливо для заправки автомобиля приобретается водителями, которым для этого выдаются под отчет денежные средства. Другие организации, осуществив перечисление поставщику, "приобретают" у него специальные талоны на нефтепродукты. Впоследствии водители по этим талонам получают у поставщика ГСМ и заправляют ими транспортные средства.

Пример 2

Для приобретения 100 талонов на бензин организация перечислила 23 600 руб., в том числе НДС - 3 600 руб. Талоны были оприходованы в кассе. Для заправки автотранспортных средств в январе было передано водителю 60 талонов, по каждому из которых можно получить 10 л бензина. По представленному в конце месяца акту АЗС в январе было отпущено 500 л топлива по 50 талонам.

С поставщиком бензина должен быть оформлен договор вида С поставщиком , так как в документе Списание с расчетного счета (вид операции Оплата поставщику ) он будет выбираться в качестве договора, по которому перечисляются денежные средства. Задолженность поставщика, возникшая при этом на счете 60.02 (в корреспонденции со счетом 51), должна числиться в учете организации до момента получения горюче-смазочных материалов.

Оприходование талонов на бензин (денежных документов) в кассу производится документом Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика . При этом должен быть выбран договор вида Прочее и может быть указан счет расчетов - 76.09.

Следует отметить, что договоры поставщика можно объединить в группу, под которой будет пониматься реальный подписанный с поставщиком договор.

На закладке Денежные документы документа Поступление денежных документов выбираются приходуемые в кассу организации талоны (рис. 5). При проведении документа возникает кредиторская задолженность перед АЗС по счету 76.09.

Рис. 5. Оприходование в кассу талонов на бензин

Выдача талонов водителям из кассы организации регистрируется документом Выдача денежных документов . При этом выбирается вид операции Выдача подотчетному лицу .

В конце месяца работники организации, которым были выданы талоны, отчитываются об их расходовании. Для этой цели в программе составляется авансовый отчет, на закладке Авансы которого выбирается подотчетная сумма по документу, зарегистрировавшему выдачу талонов (рис. 6).

Рис. 6. Выбор документа, оформившего выдачу денежных документов

Так как с поставщиком бензина составляется общий документ, которым подтверждается купля-продажа ГСМ в целом за месяц, и к нему выдается единый счет-фактура, то по каждому авансовому отчету лучше регистрировать не поступление бензина, а погашение задолженности. Для этого следует заполнить закладку Оплата , выбрав контрагента и договор вида С поставщиком . При проведении авансового отчета задолженность по счету 60.02 увеличится.

Оприходование бензина производится документом Поступление товаров и услуг . С его помощью вводятся также данные о предъявленном организации поставщиком счете-фактуре.

В дальнейшем бухгалтер рассчитывает, сколько бензина израсходовано водителями по нормам и сверх норм. Бензин, использованный в пределах норм, списывается на расходы, принимаемые для целей налогообложения, а израсходованный сверх норм - на расходы, не принимаемые при расчете налога на прибыль. И в том, и в другом случае списание ГСМ на расходы регистрируется документом Требование-накладная .

После проведенных операций в бухгалтерском учете организации останутся числиться задолженности, связанные с приобретением ГСМ, по договорам двух разных видов: дебетовая по счету 60.02 и кредитовая по счету 76.09.

Так как операции по расчетам за бензин закончены, задолженности можно погасить взаимозачетом с помощью документа Корректировка долга .

«Денежные документы», поступление денежных документов и их выдача в программе 1С 8.3 Бухгалтерия

Что такое денежные документы? Денежные документы – это документы, которые организация уже приобрела, но услуги по ним со стороны поставщика еще не оказаны. Эти документы оплачены и хранятся в кассе предприятия. Учет денежных документов ведется на счете 50.03.

К денежным документам относятся талоны на приобретение ГСМ, почтовые марки, путевки, талоны на питание, авиа и железнодорожные билеты и так далее.

Поступление денежных документов в 1С 3.0

Чтобы оформить поступление денежных документов, в программе существует документ «Поступление денежных документов».

Создадим и заполним его. Заходим в меню 1С «Банк и касса» и нажимаем на ссылку «Поступление денежных документов». Таким образом, мы перейдем к списку документов поступления. В окне со списком нажимаем кнопку «Создать».

Переходим к заполнению реквизитов документа. Закладка «От кого»:

Счет учета устанавливается по умолчанию автоматически, организацию выбираем из списка справочника «Организации» (если их несколько).

Теперь нужно указать, от кого происходит поступление. Это зависит от вида операции. Если вид операции «Поступление от поставщика», нужно в поле «Контрагент» выбрать поставщика денежных документов. Если вид операции «От подотчетного лица», указываем подотчетное лицо – сотрудника организации. Есть еще вид операции «Прочее». В этом случае в поле «Принято от» нужно выбрать либо физическое лицо из справочника, либо вписать туда поставщика вручную (для печати).

Счет кредита указываем вручную. Например, 76.09 «Прочие расчеты с дебиторами и кредиторами». Если вид операции «Прочее», нужно еще указать субконто данного счета.

Перейдем на закладку 1С 8.3 «Денежные документы». Здесь с помощью кнопки «Добавить» вводим список денежных документов, которые к нам поступают.

Для хранения списка номенклатуры денежных документов, в отличии привычного всем справочника «Номенклатура«, в программе создан отдельный справочник. Он так и называется «Номенклатура денежных документов».

Нажав кнопку «Добавить», попадаем в него. Это следует помнить, так как бывают случаи, когда заносят денежные документы в справочник «Номенклатура», а потом при заполнении документа не могут их найти.

Выбираем денежный документ, указываем количество и стоимость единицы:

Документ заполнен. Проведем его и посмотрим, какие проводки он сформировал. Нажимаем кнопку «Провести».
Если проведение прошло успешно, нажимаем кнопку дебет кредит чтобы посмотреть проводки, которые сформировала нам программа 1С:

Как видно, проводки сформировались верно - от поставщика (76.09) на счет денежных документов (50.03).

Выдача денежных документов

Заходим в меню 1С «Банк и касса», нажимаем на ссылку «Выдача денежных документов». В форме списка нажимаем кнопку «Создать».

Создание документа «Выдача денежных документов» мало чем отличается от документа поступления. Так же указываем вид операции (здесь по умолчанию стоит «Выдача подотчетному лицу»), организацию и прочие реквизиты:

На закладке «Денежные документы» выбираем нужные позиции номенклатуры.

Проводим документ и смотрим проводки:

Дебет 71.01, кредит 50.03.

Напоследок, счет 50.03 единственный счет из группы «Касса», который имеет признак количественного учета. Поэтому в отчетах мы можем видеть остатки и обороты по этому счету в количественно – суммовом выражении.

По материалам: programmist1s.ru

Данную статью я хочу посвятить разделу 1С 8.3 — «Денежные документы», а именно поступление денежных документов и их выдача.

Что такое денежные документы? Денежные документы – это документы, которые организация уже приобрела, но услуги по ним со стороны поставщика еще не оказаны. Эти документы оплачены и хранятся в кассе предприятия. Учет денежных документов ведется на счете 50.03.

К денежным документам относятся талоны на , почтовые марки, путевки, талоны на питание, авиа- и железнодорожные билеты и так далее.

Поступление денежных документов в 1С 3.0

Чтобы оформить поступление денежных документов, в программе существует документ «Поступление денежных документов».

Создадим и заполним его. Заходим в меню 1С « и » и нажимаем на ссылку «Поступление денежных документов». Таким образом, мы перейдем к списку документов поступления. В окне со списком нажимаем кнопку «Создать».

Переходим к заполнению реквизитов документа. Закладка «От кого»:

Счет учета устанавливается по умолчанию автоматически, организацию выбираем из списка справочника «Организации» (если их несколько).

Теперь нужно указать, от кого происходит поступление. Это зависит от вида операции. Если вид операции «Поступление от поставщика», нужно в поле « » выбрать поставщика денежных документов. Если вид операции «От подотчетного лица», указываем подотчетное лицо – сотрудника организации. Есть еще вид операции «Прочее». В этом случае в поле «Принято от» нужно выбрать либо физическое лицо из справочника, либо вписать туда поставщика вручную (для печати).

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Счет кредита указываем вручную. Например, 76.09 «Прочие расчеты с дебиторами и кредиторами». Если вид операции «Прочее», нужно еще указать субконто данного счета.

Перейдем на закладку 1С 8.3 «Денежные документы». Здесь с помощью кнопки «Добавить» вводим список денежных документов, которые к нам поступают.

Замечу, что для хранения списка номенклатуры денежных документов в отличие привычного всем справочника « » в программе создан отдельный справочник. Он так и называется: «Номенклатура денежных документов». Нажав кнопку «Добавить», именно в него мы и попадаем. Это следует помнить, так как бывают случаи, когда заносят денежные документы в справочник «Номенклатура», а потом при заполнении документа не могут их найти.

Выбираем денежный документ, указываем количество и стоимость единицы:

Документ заполнен. Проведем его и посмотрим, какие проводки он сформировал. Нажимаем кнопку «Провести».

Если проведение прошло успешно, нажимаем кнопку , чтобы посмотреть проводки, которые сформировала нам программа 1С:

Как видно, проводки сформировались верно — от поставщика (76.09) на счет денежных документов (50.03).

Выдача денежных документов

Если сотрудники организации часто ездят в командировки, то обычно организация заключает договор с агентством, которое оформляет железнодорожные и авиабилеты. Посредник при этом выставляет счет-фактуру с выделенными строками по билетам и сервисному сбору. Облагаться НДС при этом могут как билеты, так и сервисный сбор.

В соответствии с п.7 ст. 171 НК РФ налогоплательщик может принять сумму налога к вычету, если командировочные расходы принимаются к вычету в целях налогообложения прибыли. В том числе необходимо документальное подтверждение расходов, а именно приказ о командировке, подтверждение факта проезда и т.д., что обычно возникает при оформлении авансового отчета. Поэтому НДС к вычету принимают не в периоде поступления билетов и счета-фактуры посредника, а в периоде оформления авансового отчета, т.е. при выполнении всех требований для принятия к вычету.

Если сотрудник по каким-либо причинам не воспользовался билетом, оформляется его возврат. При этом как правило сервисный сбор не возвращается, а также может быть возвращена не полная стоимость билета в качестве штрафа. Этот порядок описан в договоре с агентством, поэтому на основании п.3 ст.168 НК РФ агентство выставляет организации корректировочный счет-фактуру, в котором исключает или уменьшает стоимость билета. По полученному корректировочному счету-фактуре покупатель производит восстановление сумм НДС, ранее принятых к вычету в соответствии с пп. 4 п.3 ст.170 НК РФ

Отражение в 1С

Железнодорожные и авиабилеты являются денежными документами и для них в типовых решениях на платформе 1С:Предприятие 8 предусмотрен особый порядок учета с помощью документов Поступление денежных документов и Списание денежных документов. Т.к. фактически право на вычет НДС по билетам возникает при оформлении авансового отчета, то схема учета в 1С предложена следующая:

• оформление документа Поступление денежных документов
• оформление документа Поступление товаров и услуг в части сервисного сбора, отражение счета-фактуры в самом документе ПТиУ
• выдача билета подотчет Выдачей денежных документов
• оформление Авансового отчета с одновременной регистрацией отдельного Счета-фактуры полученного в части документа

Следует отметить, что в учете по счету 50.03 проходит стоимость билета с НДС, потом, уже со счета 71.01 сумма НДС приходуется на счет 19.04. Также договор с агентством в документе "Поступление денежных документов" следует заводить с видом "Прочее", т.к. учет НДС до оформления авансового отчета фактически не ведется. Причем в документе Поступление товаров и услуг договор требуется с видом "С поставщиком". Это приводит к проблемам при оформлении оплаты поставщику. Если требуется создать единый документ оплаты, то приходится создавать документ Корректировка долга и перебрасывать задолженность на единый договор.

Также получается, что один и тот же СФ оформляется дважды, в первый раз при создании документа Поступление товаров и услуг, второй раз - при проведении документа Авансовый отчет. Соответственно, будет сделано две записи в журнал учета счетов-фактур. Этот недостаток исправлен только в 1С:Бухгалтерии 3.0.

Корректировочный счет-фактура

При возврате билета агентство оформляет корректировочный счет-фактуру. По нему покупатель должен восстановить суммы НДС, ранее принятые к вычету. Это отражается в программе документом "Корректировка поступления" с видом операции "Корректировка по согласованию сторон". Этот документ может быть введен на основании Поступления товаров и услуг или на основании Счета-фактуры полученного. Ввода на основании документа "Поступление денежных документов" не предусмотрено.

Если организация в соответствии с п.7 ст.171 НК РФ не принимала к вычету НДС по билетам до проведения Авансового отчета, то оптимальным будет сформировать "Корректировку поступления" на основании документа Поступление товаров и услуг только в части сервисного сбора. Возмещаемую часть стоимости билета с соответствующей суммой НДС списать документом Выдача денежных документов с видом операции "Возврат поставщику", невозмещаемую часть списать тем же документом с видом операции "Прочая выдача".

Если же по некоторым причинам вычет НДС по билетам уже был произведен, то следует ввести документ "Корректировка поступления" на основании документа Счет-фактура полученный, который был сформирован при проведении документом "Авансовый отчет". В этом случае скорее всего потребуется вручную заполнить табличную часть документа и сформировать проводки по регистру бухгалтерии, т.к. документ будет проводиться только по регистру "НДС продажи".

В связи с описанными выше особенностями можно посоветовать придерживаться следующих рекомендаций:

1. Перед оплатой по договору с агентством перебрасывать суммы долга с договора с видом "Прочее" на договор с видом "С поставщиком" документом "Корректировка долга"
2. Не принимать к вычету суммы НДС с сервисных сборов до проведения авансового отчета. Проще всего это сделать следующим образом: в документе Поступление товаров и услуг не регистрировать счет-фактуру. Далее, когда при проведении документа Авансовый отчет будет сформировать Счет-фактура полученный, добавить в него в качестве документа-основания документ Поступление товаров и услуг. Это также позволит избежать задвоения записей в журнале учета счетов-фактур.
3. Не принимать к вычету суммы НДС по билетам до проведения авансового отчета. Если это все же необходимо сделать, то лучше доработать типовую конфигурацию: сделать так, чтобы документ Поступление товаров и услуг мог приходовать денежные документы на счет 50.03 с выделением НДС на счет 19.04. Также потребуется доработать документ Корректировка поступления: чтобы в нем по денежным документам заполнялась табличная часть.

Если после прочтения статьи у Вас остались вопросы, Вы можете задать их в этой форме . Мы постараемся ответить на любой вопросы по отражению в программах на платформе 1С:Предприятие 8 на следующий рабочий день.